مهام الأقسام

المهام الرئيسية للإدارة :

من مهام الإدارة الرئيسية استقطاب أفضل الكفاءات من أعضاء هيئة التدريس سواء السعوديين (عن طريق التعيين) أو المتعاقدين (غير السعوديين) من خلال التعاقد السنوي ، وكذلك استقطاب وتعيين الإداريين والفنيين عن طريق المسابقات الوظيفية ، وتقديم كافة الخدمات اللازمة لكل منسوب من منسوبي الجامعة منذ التحاقه بالجامعة حتى طي قيده أو انتهاء عقده وتطبيق اللوائح والأنظمة الصادرة من الجهات ذات العلاقة على كافة إجراءات شئون الموظفين بما يحقق العدالة والمساواة وحفظ حقوق الموظفين والجامعة ، وفيما يلى تجدون سعادتكم المهام الوظيفية لكل قسم على حدة :

مهام قسم الرواتب:

1. إعداد الرواتب الشهرية والبدلات واستحقاق الإجازات بحيث ترسل الرواتب الشهرية للإدارة المالية لتدقيقها واعتمادها خلال الاسبوع الأول من كل شهر هجري واستكمال إجراءات الصرف اللازمة .
2. إجراء التعديلات التي تطرأ على الرواتب وفق نموذج الحركة الشهرية وإرفاقها بالمسيرات كمستندات ضرورية .
3. فتح بطاقات التأدية لمنسوبي الجامعة بداية كل سنة مالية.
4. متابعة ملف السلف والاستقطاعات مثل ( بنك التسليف السعودي ، البنك العقاري ، البنك الزراعي ) .
5. إعداد وتسوية رواتب ومستحقات المتقاعدين والمنتهية خدماتهم وإعداد مكافآت نهاية الخدمة بناء على القرارات التنفيذية الواردة للقسم .
6. تنفيذ القرارات التنفيذية الخاصة بالرواتب ( ترقيات ، إنهاء خدمة ، حسميات .. الخ ) .

مهام قسم النفقات :

1. إعداد وصرف مكافآت العمل خارج وقت الدوام الرسمي بناء على طلب يقدم من الموظف ويعتمد من صاحب الصلاحية ويرفق به مايثبت أداء المهمة المكلف بها الموظف .
2. إعداد وصرف مكافآت حضور اللجان لعدد 74 لجنة دائمة وجلسات المجالس والكليات والأقسام .
3. إعداد قرارات الانتدابات لجميع منسوبي الجامعة وصرفها بناء على طلب يقدم من الموظف ويعتمد من صاحب الصلاحية ويرفق به مايثبت أدائه المهمة المنتدب لها .
4. إعداد وصرف جميع المكافآت الأخرى مثل (مكافأة حضور دورات ، مصاريف دراسية ... الخ ) وذلك وفقا للنماذج المعدة لذلك .
5. إصدار قرارات صرف تعويض التذاكر بناء على طلب يقدم من الموظف يرفق به قرار المهمة المكلف بها ومايثبت أدائه لها .
6. صرف جميع بدلات المبتعثين الداخليين بناء على القرارات ذات الصلة .

مهام قسم أعضاء هيئة التدريس :

1. إنهاء إجراءات التعاقد مع أعضاء هيئة التدريس الجدد .
2. إعداد قرارات الإجازات بأنواعها للسعوديين وغير السعوديين بناء على الطلبات التي ترد من الكليات والمعتمدة من صاحب الصلاحية .
3. إعداد وإصدار قرارات صرف البدلات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين بعد الموافقة عليها من المجالس المختصة ومن صاحب الصلاحية .
4. إصدار قرارات طي القيد لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم بعد انتهاء خدماتهم بالجامعة .
5. إصدار القرارات الخاصة بالعلاوات .
6. إعداد قرارات (تجديد عقود متعاقدين) بناء على ما يرد من الكليات وبعد اعتماد صاحب الصلاحية .
7. إعداد قرار (عدم تجديد عقد متعاقد) بناء على ما يرد من الكليات وبعد اعتماد صاحب الصلاحية .
8. تجديد عقد متعاقد بعد بلوغه السن النظامية بعد أخذ موافقة وزارة الخدمة المدنية .
9. إصدار قرارات ترقيات أعضاء هيئة التدريس بناء على ما يرد من مجلس الجامعة .
10. إصدار قرار صرف بدلات السكن السنوية للأطباء وأطباء الأسنان السعوديين .
11. إصدار قرارات صرف بدلات السكن السنوية للمتعاقدين بعد استيفاء النماذج المطلوبــة .

مهام قسم الإداريين :

1. إعداد قرارات إجازات الإداريين بجميع أنواعها بناء على ما يرد من كليات وإدارات الجامعة .
2. إعداد قرار الحسم الشهري بسبب الغياب بناء على ما يرد إلينا من إدارة المتابعة .
3. إعداد قرارات حسم أقساط الجهات الحكومية من الموظفين بناء على ما يرد من الجهات الحكومية .
4. إعداد قرارات احتساب الغياب بعذر للموظفين بناء على طلب الموظف وبعد موافقة رئيسه المباشر .
5. إعداد القرارات التأديبية الخاصة بالموظفين وإصدار قرارات العقوبات بناء على ما يرد من لجنة مسائلة الموظفين المقصرين وتأديبهم وبعد موافقة صاحب الصلاحية .
6. اتخاذ اللازم حيال الاستدعاءات الواردة من جهات حكومية بشأن موظفي الجامعة (للحضور للشرطة ، المحكمة ، الأحوال المدنية ، الجوازات ، كفالة .... الخ ) .
7. المخاطبات الخاصة بالجهات الحكومية الأخرى ( الأحوال المدنية .. الخ ) ، واصدار التعاريف اللازمة للموظفين .
8. تدقيق وإصدار قرار صرف بدل طبيعة العمل للمستحقين بعد تعبئة النماذج الخاصة بذلك واعتمادها من الرئيس المباشر وصاحب الصلاحية .
9. تدقيق وإصدار قرارات صرف بدل الضرر للمستحقين بعد تعبئة النماذج الخاصة بذلك واعتمادها من الرئيس المباشر وصاحب الصلاحية .

مهام قسم السجلات :

1. حفظ جميع القرارات والخطابات والمكاتبات التي تخص كل موظف في ملفه سواء كان من السعوديين أو المتعاقدين .
2. فتح ملفات للموظفين السعوديين والمتعاقدين الجدد وفرزها وترميزها وفهرستها .
3. ترتيب وحفظ جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة .
4. تزويد الأقسام بصور القرارات والعقود والمعلومات الوظيفية من واقع ملفات الموظفين عند الطلب .

مهام قسم الاتصالات الإدارية :

1. استقبال المعاملات الواردة للإدارة .
2. تسجيل موضوع المعاملات الواردة بنظام الوارد
3. إحالة المعاملات الواردة للأقسام المختصة .
4. تسجيل المعاملات الصادرة بنظام الصادر
5. توجيه المعاملات للأقسام الصادرة لها بالنظام الإلكتروني الآلي .
6. تسليم المعاملات للجهات المعنية يدويا وبواقع الكشوف المعدة لهذا الغرض .
7. توزيع التعاميم الواردة للإدارة للجهات المعنية .

مهام قسم النقل وإنهاء الخدمة  :

1. استقبال طلبات النقل الواردة من الجهات الحكومية الأخرى إلى الجامعة والعرض بذلك على صاحب الصلاحية لأخذ التوجيه المناسب .
2. إعداد الخطابات الموجهة إلى الجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة لطلب الموافقة على نقل خدمات أحد منسوبيها للجامعة بعد موافقة صاحب الصلاحية .
3. عرض طلبات النقل الصادرة من الجامعة إلى جهة حكومية أخرى على صاحب الصلاحية لأخذ التوجيه المناسب حيالها .
4. إعداد قرارات النقل والتكليف بعد أخذ الموافقة من صاحب الصلاحية .
5. حصر المتقاعدين ممن بلغوا السن النظامية للتقاعد بشكل سنوي والرفع بذلك لصاحب الصلاحية لاتخاذ اللازم حيال تمديد خدماتهم او إحالتهم للتقاعد .
6. إعداد قرارات طي القيد ( الاستقالة ، بسبب الغياب ، التقاعد المبكر ...الخ ) استنادا لما ورد بلائحة إنهاء الخدمة وبعد موافقة صاحب الصلاحية .

مهام قسم الترقيات :

1. إعداد المحضر النصف سنوي للمستحقين للترقية من الإداريين ( من المرتبة العاشرة فما دون ) وإصدار القرارات التنفيذية اللازمة بعد موافقة صاحب الصلاحية على محضر لجنة الترقيات .
2. إعداد محاضر ترقيات المراتب العليا بناء على ما يتوفر من وظائف شاغرة بعد ترشيحهم من قبل صاحب الصلاحية .
3. إصدار قرارات ترقيات موظفي المراتب العليا بناء على ما يرد من مجلس الجامعة وبعد موافقة وزارة  الخدمة المدنية المبنية على ترشيح صاحب الصلاحية بالجامعة .
4. إعداد محضر ترقية موظفي بند الاجور حسب الوظائف الشاغرة .
5. إعداد محضر ترقية المستخدمين حسب الوظائف الشاغرة .

مهام قسم السفر :

1. إصدار تأشيرات الخروج والعودة وتأشيرات الخروج النهائي وإصدار شهادات المغادرة بناء على العقود المجددة والمنتهية لأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين ومرافقيهم .
2. إصدار أوامر الإركاب ، وإصدار قرارات التعويضات بناء على ما يرد للقسم من قرارات تنفيذية .
3. تجديد الإقامات وتجديد الجوازات للمتعاقدين بالتنسيق مع إدارة الجوازات بمحافظة الطائف .
4. إصدار إقامات ، وإصدار تأشيرات زيارة ( للعائلة ) من مكتب الاستقدام .
5. إنهاء معاملات إضافات مرافقين وفصل الأطفال بالحاسب الالي لدى الجوازات .
6. إنهاء معاملات تغيير المهن ومخاطبة الملحقيات خارج المملكة .
7. إنهاء إجراءات نقل الكفالة من وإلى الجامعة .
8. إنهاء معاملات فقدان جواز سفر أو إقامة .
9. متابعة معاملات أعضاء هيئة التدريس ومرافقيهم الذين يبلغ عددهم قرابة 6000 فرد  لدى الجوازات والجهات الحكومية الاخرى .

مهام قسم التوظيف :

1. حصر الوظائف الشاغرة للمرتبة العاشرة فما دون ، ووظائف المستخدمين ، ووظائف بند الاجور .
2. التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية فيما يخص طرح الوظائف الشاغرة للمسابقة والإعلان عنها وأخذ موافقتها على ذلك .
3. استقبال طلبات التوظيف عن طريق الموقع الالكتروني للجامعة وفرزها وتدقيقها ومن ثم مراجعتها مع المختصين بوزارة الخدمة المدنية لاعتماد المقبولين مبدئيا لدخول المسابقة .
4. إجراء الاختبارات التحريرية اللازمة للمفاضلة بين المتقدمين .
5. إعداد قرارات التعيين للمقبولين نهائيا حسب محضر لجنة المسابقات الإدارية المعتمد من صاحب الصلاحية والموافق عليها من وزارة الخدمة المدنية .

مهام قسم التشكيلات :

1. متابعة حركة الوظائف بالجامعة  وتسجيل جميع الوقوعات الوظيفية .
2. التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية ووزارة المالية لتسجيل الوظائف والوقوعات الوظيفية ( تعيين ، طي قيد ، ترقية ) .
3. إعداد الميزانية السنوية للوظائف واحتياج الجامعة من الموظفين وأعضاء هيئة التدريس والفنيين .
4. تسجيل الوظائف بوزارة الخدمة المدنية قبل أن يتم التعيين عليها او الترقية إليها .
5. المتابعة اليومية لحركة الوظائف وتسجيلها ومطابقتها مع وزارتي الخدمة المدنية ووزارة المالية .