المهام

1. التوظيف، التعاقد، والترقيات

• التعاقد والتوظيف: إدارة وتسهيل عمليات التعاقد مع أعضاء هيئة التدريس الجدد، وتجديد أو إنهاء عقود المتعاقدين وفقاً للأنظمة واللوائح.

• شغل الوظائف: حصر وشغل الوظائف الشاغرة، وتنظيم المسابقات الوظيفية إلكترونياً، وإصدار قرارات التعيين والترقيات.

• الحركة الوظيفية: استقبال ومعالجة طلبات النقل الداخلي والخارجي والتكليف، وحصر المتقاعدين نظامياً بشكل سنوي، وإصدار قرارات طي القيد (الاستقالة، الغياب، والتقاعد المبكر).

2. شؤون الموظفين والعمليات الإدارية

• الإجازات والانضباط: إعداد قرارات الإجازات بأنواعها لكافة المنسوبين، واحتساب الغياب والحسم الشهري، وإعداد القرارات التأديبية للموظفين، والتعامل مع الاستدعاءات الحكومية.

• الواقعات الوظيفية: تسجيل ومتابعة الواقعات الوظيفية يومياً ومطابقتها مع أنظمة وزارتي الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية والمالية (مثل منصة مسار)، وإعداد الميزانية السنوية لوظائف الجامعة واحتياجاتها.

• الأرشفة والملفات: فتح، فرز، ترميز، وفهرسة ملفات الموظفين (سعوديين ومتعاقدين)، وتزويد الأقسام بصور القرارات والعقود والمعلومات الوظيفية عند الطلب.

3. الرواتب، النفقات، والمزايا المالية

• مسيرات الرواتب: إعداد مسيرات الرواتب والبدلات الشهرية، فتح بطاقات التأدية، متابعة ملف السلف والاستقطاعات، وتسوية مكافآت نهاية الخدمة ومستحقات المتقاعدين.

• المكافآت والانتدابات: صرف مكافآت خارج وقت الدوام (العمل الإضافي)، صرف مستحقات حضور اللجان والمجالس وبدلات المبتعثين الداخليين، وإصدار قرارات الانتدابات وتعويضات التذاكر.

4. الجوازات والعلاقات الحكومية

• إجراءات الوافدين: إصدار تأشيرات الخروج والعودة والخروج النهائي للمتعاقدين ومرافقيهم، وإصدار أوامر الإركاب.

• الوثائق والإقامات: متابعة وتجديد الإقامات والجوازات، وإنهاء كافة إجراءات نقل الكفالة وتعديل الأوضاع القانونية للمتعاقدين.

5. التطوير، التدريب، وإدارة الأداء

• التدريب والابتعاث: دراسة الاحتياجات التدريبية لمنسوبي الجامعة، اقتراح خطط التدريب والابتعاث ومتابعة تنفيذها، وترشيح المتدربين وإعداد التقارير السنوية.

• إدارة الأداء الوظيفي: تطبيق قواعد وإجراءات إدارة الأداء الوظيفي، الإعلان عن دورة الأداء بالجامعة، تقديم الدعم المساند للوحدات الإدارية، وتحليل نتائج التقييم وحفظها مستندياً ورقمياً.

6. الأنظمة الرقمية، الحوكمة، والجودة

• التحول الرقمي (MIS): إنشاء وتحديث نظام معلومات الإدارة، وضع استراتيجيات التحول الرقمي، هندسة الإجراءات إلكترونياً، وتحليل البيانات الضخمة لدعم صناع القرار.

• السياسات والإجراءات: إجراء الدراسات التنظيمية، تحديث الأدلة الإجرائية والدليل التنظيمي للجامعة، تبسيط إجراءات العمل، وتطوير النماذج، وتقييم السياسات بصفة دورية.

• الاتصالات الإدارية: استقبال، تسجيل، وإحالة المعاملات الواردة والصادرة عبر نظام المراسلات الإلكتروني، تسليم المعاملات للجهات المعنية، وتوزيع التعاميم الإدارية.

• جودة البيانات: تحقيق وضمان جودة وتكامل البيانات الخاصة بجميع العمليات والإجراءات المنجزة على الأنظمة بشكل مستمر.